Technische Umsetzung des Erstqualifikationsrechts bei der Vorlage elektronischer Kommunikation wie E-Mails bei Betriebsprüfungen

Klarstellung durch den Bundesfinanzhof (BFH) mit Beschluss vom 30. April 2025: Steuerlich relevante E-Mails sind aufzubewahren und bei einer Außenprüfung unter bestimmten Anforderungen vorzulegen. Dabei hat der Steuerpflichtige das Erstqualifikationsrecht.

Während die Rechtsfrage im Verfahren zunächst eine juristische zur Qualifikation der Unterlagen war, folgt die Tax-Technology-Frage der praktischen, technischen Umsetzung mit Herausforderungen für Steuerpflichtige und Beratungsgesellschaften. Das betrifft auch die elektronische Kommunikation im Bereich der Verrechnungspreise für die Plausibilisierung der Durchführung der Transaktionen und der dokumentierten Storyline. Im Rahmen des Erstqualifikationsrechts muss kein vollständiges E-Mail Journal vorgelegt werden. Dabei ist die manuelle Durchsicht unzähliger E-Mails zum Aussortieren praktisch unmöglich. Die technologische Umsetzung ist komplex, aber lösbar. Mit den richtigen Tools und Prozessen wird aus der Herausforderung ein steuerlicher Wettbewerbsvorteil.

Während die Verwaltungsgrundsätze 2020 bereits Nachrichten von Messengerdiensten oder anderer elektronischen Kommunikationsdienste einschließen, zeigen sich in der Softwareentwicklung besondere, speziell dafür vorgesehene Kommunikationsmedien, die eine Relevanz für die Verrechnungspreise entwickeln können. Die Dokumentation der Transaktionsabgrenzung und die Bestimmung von Verrechnungspreisen kann durch ergänzende Visualisierungen unterstützt und plausibilisiert werden. Das erfordert technisches Knowhow zur Aufbereitung des Datenbestands, dessen Analyse und Visualisierung.

Die Extraktion, Auswertung und Visualisierung von Kommunikation aus solchen Softwareentwicklungsplattformen ist ein integraler Bestandteil unserer datengetriebenen Lösungen für software-intensive Unternehmen.

Betriebsprüfer werden ausgehend von der Einführung der Transaktionsmatrix hin zur Auswertung der Kommunikationsströme und Netzwerkanalysen erwartbar zunehmend Nachweise für qualitative Ausführungen innerhalb der Verrechnungspreisdokumentation anfragen.

Der Trend geht weiter zu höheren Dokumentationsanforderungen für grenzüberschreitend tätige Unternehmen. Wir unterstützen Sie gerne. Besonders unsere Beratungspakete 2 und 3 passen hervorragend für eine zielführende Zusammenarbeit. Unser Advanced Workshop (Paket 2) kann fokussiert auf die Extraktion, Analyse und Visualisierung kommunikationsbezogener Inhalte im Kontext von Software Engineering zugeschnitten werden. Unser Risk Assessment (Paket 3) kann zur Überprüfung Ihrer dokumentierten Storyline mit den tatsächlichen Kommunikationsströmen zwischen verschiedenen Legaleinheiten hinweg durchgeführt werden. Sprechen Sie uns gern an!